Administrasi Kepegawaian: Konsep Dasar, Fungsi & Prinsip | SMK Kelas 11

Artikel SMK kelas 11 jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran ini membahas tentang konsep dasar, fungsi, serta prinsip administrasi kepegawaian.

—

Bayangkan, kamu adalah seorang pemimpin perusahaan. Kamu ingin melakukan optimasi tenaga kerja agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Oleh karena itu, kamu ingin menentukan jumlah (kuantitas) tenaga kerja yang diperlukan. Kamu ingin memastikan bahwa beban kerja yang diterima pegawai bisa terdistribusi secara merata, tidak terlalu berlebihan (overload) atau bahkan kekurangan (underload).

Kamu tahu, beban kerja yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja. Beban kerja yang berlebih biasanya disebabkan oleh jumlah pegawai yang lebih sedikit dibandingkan dengan beban kerja yang ada.

Nah, kalau hal tersebut dibiarkan terus menerus, kondisi fisik dan psikologis para pekerja atau pegawai dapat terganggu, sehingga produktivitas kerja mereka juga jadi menurun. Ujung-ujungnya, tujuan yang ingin dicapai perusahaan pun akan terhambat dan bisa menurunkan profit perusahaan itu sendiri.

Baca Juga: Ketahui Pengertian, Fungsi, dan Unsur-Unsur Administrasi Transaksi

Sementara itu, beban kerja yang terlalu rendah disebabkan oleh jumlah pegawai yang dipekerjakan terlalu banyak. Akibatnya, banyak pegawai yang menganggur karena tugas pekerjaannya terlalu sedikit. Selain itu, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya lebih untuk menggaji karyawan. Hal ini akan menyebabkan terjadinya ketidakefisienan biaya nantinya. Ini adalah salah satu alasan mengapa kamu perlu melakukan manajemen kepegawaian (administrasi kepegawaian).

Apa Itu Administrasi Kepegawaian?

Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai untuk mencapai suatu tujuan.

Administrasi kepegawaian ini bertujuan untuk menyesuaikan jumlah pegawai dengan kebutuhan yang ada, menyesuaikan beban kerja yang harus dikerjakan oleh pegawai sesuai dengan kapasitas dan posisinya masing-masing, serta untuk meningkatkan kualitas pegawai sesuai dengan keahliannya. Dengan begitu, pengerjaan tugas jadi lebih efektif dan efisien. Alhasil, perusahaan juga akan lebih mudah untuk mencapai target yang diharapkan.

Nah, mempelajari materi administrasi kepegawaian merupakan suatu hal yang penting, loh. Bukan cuma untuk kamu yang ingin bekerja di suatu perusahaan saja, tapi juga untuk kamu yang ingin membuka sebuah bisnis/usaha.

Sebagai pegawai, pengetahuan mengenai administrasi kepegawaian dapat menjadi tolok ukur, apakah segala sesuatu yang diberlakukan dan dibebankan kepada kita sudah sesuai atau belum dengan peraturan, kapasitas, dan posisi kerja kita nanti. Sementara itu, sebagai pemilik usaha, pengetahuan administrasi kepegawaian dapat membantu kita untuk merencanakan dan mengelola sumber daya manusia (pegawai) dengan baik, agar tujuan yang diinginkan pun bisa tercapai.

Sejauh ini paham ya, dengan konsep dasar administrasi kepegawaian? Selanjutnya, kita akan membahas mengenai fungsi dari administrasi kepegawaian. Apa saja, ya? Simak penjelasannya berikut ini.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi kepegawaian terbagi menjadi dua, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis).

Nah, kita akan bahas satu per satu mengenai masing-masing fungsi tersebut, ya.

1. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial merupakan fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang menggunakan pikiran, meliputi perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengarahan pegawai, dan pengendalian pegawai.

a. Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi terkait kebutuhan pegawai. Proses perencanaan pegawai salah satunya dapat dilakukan dengan melihat data kepegawaian. Misalnya, dari data kepegawaian, diketahui terdapat tiga orang yang akan pensiun tahun depan. Maka, perusahaan dapat segera melakukan perencanaan pegawai untuk mengisi posisi yang akan kosong tersebut.

b. Pengorganisasian Pegawai

Pengorganisasian pegawai merupakan suatu langkah untuk menentukan, menetapkan, serta mengatur macam-macam kegiatan, seperti pembagian tugas, wewenang, dan pendelegasian. Pengorganisasian pegawai akan membentuk sebuah struktur organisasi di mana menyebabkan setiap pegawai akan memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Struktur Organisasi Angkasa Pura Property (Sumber: angkasapuraproperty.co.id)

Dalam pengorganisasian pegawai, perlu dipertimbangkan beberapa faktor, salah satunya adalah kompetensi dan kinerja pegawai. Contohnya, seseorang yang ditugaskan menjadi manajer sebuah divisi haruslah orang yang memiliki kemampuan leadership, mampu mengambil keputusan, dapat berkomunikasi dengan baik, dan lain sebagainya.

c. Pengarahan Pegawai

Pengarahan pegawai adalah kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja pegawai dengan memberikan motivasi. Ada beberapa hal yang dapat memotivasi pegawai dan meningkatkan kinerja mereka. Di antaranya dengan menyediakan sarana lingkungan kerja yang lengkap, menciptakan suasana kerja yang nyaman, memberikan penghargaan (reward) kepada pegawai yang telah bekerja dengan sangat baik, dan masih banyak lagi.

d. Pengendalian Pegawai

Pengendalian pegawai merupakan proses pengukuran dan penilaian kinerja pegawai selama bekerja. Salah satu bentuk pengendalian pegawai adalah melakukan pengawasan terhadap pegawai. Nah, dalam pengawasan pegawai ini, diperlukan standar tertentu yang dapat mengukur tingkat keberhasilan pegawai dalam bekerja. Misalnya, dalam usaha pengendalian kedisiplinan pegawai, perusahaan membuat standar jam kerja, mulai dari jam masuk kantor, jam pulang kantor, dan jam istirahat.

Baca Juga: Mengenal Piutang dan Prosedur Pencatatan Piutang

Selanjutnya, yuk kita bahas mengenai fungsi operatif (teknis)!

2. Fungsi Operatif (Teknis)

Fungsi operatif (teknis) merupakan fungsi yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik, meliputi pengadaan pegawai, pengembangan pegawai, kompensasi pegawai, integrasi pegawai, pemeliharaan pegawai, dan pensiunan pegawai.

a. Pengadaan Pegawai

Pengadaan pegawai merupakan kegiatan penyediaan pegawai yang dapat dilakukan melalui proses rekrutmen (seleksi pegawai) atau penarikan pegawai yang telah ada sebelumnya untuk menjalankan tugas pada posisi tertentu. Misalkan, dalam sebuah divisi, terdapat satu posisi yang kosong. Maka, posisi yang kosong ini dapat diisi dengan pegawai baru melalui proses seleksi atau diisi dengan pegawai lama yang sebelumnya menempati divisi yang berbeda, tapi masih memiliki jenis pekerjaan (job description) yang relatif sama.

b. Pengembangan Pegawai

Pengembangan pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan kerja (kompetensi) para pegawai agar sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang dilakukan. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan soft skills maupun hard skills dalam bentuk seminar, training, konseling, bahkan ada juga perusahaan yang menyediakan beasiswa pendidikan untuk pegawainya, lho!

c. Kompensasi Pegawai

Kompensasi pegawai merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan perusahaan kepada pegawai atas kinerja yang mereka berikan. Nah, kompensasi ini dapat diberikan dalam bentuk upah, tunjangan, bonus, dan fasilitas lainnya. Kamu masih ingat kan dengan maksud dari fungsi pengarahan pegawai? Yap, dengan memberikan kompensasi kepada pegawai, perusahaan juga dapat memotivasi para pegawai agar bekerja jauh lebih giat lagi.

d. Integrasi Pegawai

Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyatukan pegawai agar dapat bekerja sama dengan baik, sehingga dapat bekerja dengan efektif. Integrasi pegawai sangat penting untuk dilakukan supaya bisa mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun semua pihak yang ada di dalamnya. Bayangkan saja, dalam sebuah organisasi, pasti setiap anggota memiliki pemikiran dan keinginan yang berbeda-beda. Jika tidak ada kesatuan dan kerja sama yang baik, pasti tujuan perusahaan itu pun akan sulit dicapai.

e. Pemeliharaan Pegawai

Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap para pegawai. Tujuannya, agar para pegawai tetap loyal dan dapat bekerja secara produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan bisa memberlakukan jam kerja sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Jadi, nggak boleh tuh yang namanya eksploitasi tenaga kerja.

f. Pensiunan Pegawai

Pensiunan pegawai merupakan bentuk balas jasa yang diberikan perusahaan berupa tunjangan hari tua kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan. Nah, nantinya, tunjangan ini akan diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir masa kerjanya karena pensiun.

Baca Juga: Apa Saja Tipe-Tipe Penataan Produk Toko dalam Pemasaran?

Oke, setelah kita mengetahui apa saja fungsi dari administrasi kepegawaian, selanjutnya, kita akan masuk ke materi prinsip-prinsip administrasi kepegawaian. Apa sih maksud dari prinsip administrasi kepegawaian itu? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.

Prinsip Administrasi Kepegawaian

Sebelum kamu mengetahui apa saja prinsip-prinsip administrasi kepegawaian, kamu harus paham dulu maksud dari istilah prinsip itu sendiri. Nah, secara umum, prinsip merupakan suatu hal yang dijadikan pedoman (panduan) dalam mengambil keputusan dan melaksanakan kegiatan secara konsisten. Dengan adanya prinsip, kita bisa mengambil sebuah keputusan yang tepat, sesuai tujuan yang ingin dicapai.

Nah, sama konsepnya dengan prinsip pada administrasi kepegawaian, nih. Prinsip administrasi kepegawaian juga dijadikan pedoman dalam pembuatan kebijakan dan melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian. Jadi, semua pihak yang terlibat bisa saling diuntungkan. Baik itu organisasi/perusahaan, pegawai (individu/kelompok), atau masyarakat luas. Dengan adanya prinsip administrasi kepegawaian ini, harapannya, output yang ingin dihasilkan akan sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan dan UUD 1945.

Prinsip dalam administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:

1. Prinsip wewenang dan tanggung jawab

2. Prinsip the right man on the right place

3. Prinsip equal pay for equal work

4. Prinsip kemanusiaan

5. Prinsip demokrasi

6. Prinsip efisiensi dan produktivitas kerja

7. Prinsip kesatuan tujuan

8. Prinsip kesatuan arah

9. Prinsip komando

10. Prinsip disiplin

Oke, selesai sudah materi kita kali ini, ya. Berdasarkan penjelasan di atas, kamu sudah belajar cukup banyak nih mengenai konsep dasar, fungsi, serta prinsip dari administrasi kepegawaian. Kamu jadi tahu ya, kalau penerapan administrasi kepegawaian dalam suatu perusahaan itu sangatlah penting untuk kesejahteraan perusahaan dan juga pegawai itu sendiri. Semoga, ketika kamu sudah lulus nanti, kamu bisa menerapkan ilmu administrasi kepegawaian ini, baik itu sebagai pegawai, ataupun pemilik usaha.

Nah, seperti biasa nih, kalau kamu ingin belajar materi ini secara lengkap dan menarik lagi, kamu bisa cobain langganan di ruangbelajar. Eits! Kamu nggak perlu khawatir bakal sulit untuk memahami materi. Kenapa? Karena di ruangbelajar, kamu akan dipandu oleh para Master Teacher yang handal dan berpengalaman. Yuk, langganan sekarang!

Artikel ini telah diperbarui pada 24 Agustus 2022.