KEBIJAKAN PRIVASI

Jenis Data Kandidat dan Informasi yang Kami Kumpulkan

Jenis Data Kandidat yang Anda bagikan kepada kami dan/atau yang mungkin kami peroleh dari pihak ketiga, seperti perusahaan Anda sebelumnya, referensi, agen penyaringan ketenagakerjaan, perekrut, dan situs web perekrutan serta situs web lainnya, meliputi termasuk namun tidak terbatas pada:

• Nama, alamat, alamat surel, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya;
• Resume, CV, surat lamaran, pengalaman kerja sebelumnya, lisensi dan sertifikasi profesional, keterampilan dan kualifikasi pekerjaan, serta informasi pendidikan;
• Riwayat dan permintaan kompensasi, kesediaan untuk pindah, dan preferensi pekerjaan lainnya;
• Informasi referensi, umpan balik perusahaan, dan informasi yang diterima dari pemeriksaan latar belakang;
• Hasil dan informasi kuesioner daring dari wawancara; dan
• Informasi tambahan yang disediakan atau diungkapkan selama proses lamaran pekerjaan dan perekrutan (misalnya preferensi bahasa).

Setiap informasi yang Anda kirimkan selama proses lamaran pekerjaan dan perekrutan harus benar dan tidak menyesatkan, dan Anda harus memiliki hak yang sah untuk memberikannya. Jika tidak, hal ini dapat menyebabkan penolakan lamaran pekerjaan Anda atau tindakan pendisiplinan termasuk pemutusan hubungan kerja selanjutnya.

Penggunaan Data Kandidat

Ruangguru dapat mengumpulkan, menggunakan, dan memproses Data Kandidat Anda untuk tujuan sumber daya manusia dan manajemen bisnis, termasuk: (i) mengevaluasi keterampilan dan kualifikasi Anda untuk posisi di Ruangguru; (ii) berkomunikasi dengan Anda; (iii) menyimpan catatan yang tepat terkait praktik dan proses perekrutan dan penerimaan kerja; (iv) menganalisis dan meningkatkan perekrutan dan proses perekrutan; dan (v) memverifikasi informasi Anda dan melakukan pemeriksaan referensi dan latar belakang, jika diizinkan.

Ruangguru juga dapat mengumpulkan, menggunakan, dan mengolah Data Kandidat Anda untuk mematuhi undang-undang, peraturan, proses hukum, atau permintaan pemerintah yang berlaku.

Penyimpanan Data Kandidat

Jika Anda direkrut, Data Kandidat Anda dapat dialihkan ke berkas personel karyawan dan digunakan serta disimpan selama diperlukan terkait hubungan kerja Anda untuk tujuan manajemen sumber daya manusia dan bisnis sesuai dengan hukum yang berlaku dan Kebijakan Privasi tersedia di Ruangguru atau unit bisnis yang berlaku. Jika Anda tidak direkrut, Ruangguru dapat menyimpan Data Kandidat Anda: (i) selama periode lebih lanjut yang ditetapkan sesuai dengan protokol penyimpanan catatan kami agar kami dapat mempertimbangkan Anda untuk peluang kerja lain jika diizinkan oleh hukum yang berlaku dan/atau selama diperlukan untuk mematuhi persyaratan penyimpanan catatan yang sah (ii) ketika dimulainya masa retensi sejak tanggal di mana Anda melakukan permintaan penghapusan akun dan Data Kandidat Anda; dan/atau (iii) sesuai dengan tujuan awal dari pengumpulan Data Kandidat tersebut.

Penghapusan Data Pribadi

Kami hanya akan menghapus Data Kandidat Anda, apabila:

1. Anda tidak lagi menggunakan platform perekrutan kami yang dibuktikan dengan adanya permohonan penghapusan Akun; 
2. Anda mengajukan permohonan penghapusan Data Kandidat Anda baik sebagian maupun seluruhnya; 
3. terdapat putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap atau perintah dari pejabat yang berwenang untuk menghapus Data Kandidat Anda.

Penghapusan Data Kandidat Anda tidak menghilangkan kewajiban Kami untuk menyimpan Data Kandidat Anda untuk tujuan dan dalam waktu yang dipersyaratkan oleh peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

Jika Anda tidak ingin kami menyimpan Data Kandidat Anda, silahkan hubungi talent.acquisition@ruangguru.com. Namun demikian, harap diperhatikan bahwa beberapa informasi mungkin disimpan karena diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum kami.

Pemusnahan Data Kandidat

Kami menyimpan Data Kandidat Anda hanya selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulan informasi tersebut sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini, atau sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Apabila Data tersebut tidak lagi diperlukan untuk tujuan pengolahan atau penyimpanan yang sah, kami akan melakukan pemusnahan Data Kandidat sesuai dengan prosedur yang aman. Pemusnahan Data Kandidat akan dilakukan dalam situasi berikut:

1. Masa retensi telah berakhir: Data Kandidat yang telah mencapai batas waktu penyimpanan yang diatur oleh kebijakan internal atau peraturan perundang-undangan akan dimusnahkan dengan cara yang aman.
2. Permintaan dari subjek data: Anda sebagai subjek data berhak untuk meminta pemusnahan Data Kandidat yang telah selesai diproses, kecuali ada kewajiban hukum yang mengharuskan kami untuk menyimpan data tersebut.
3. Kewajiban hukum atau peraturan: Kami diwajibkan untuk memusnahkan Data Pribadi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau keputusan hukum yang sah.

Proses pemusnahan akan dilakukan dengan cara yang memastikan bahwa Data Kandidat tidak dapat dipulihkan kembali dan sepenuhnya tidak dapat diakses oleh pihak manapun.

Pengungkapan Data Kandidat

Sejauh yang diperbolehkan oleh Hukum yang Berlaku Ruangguru dapat membagikan Data Kandidat Anda secara internal dan kepada penyedia layanan dan pihak ketiga lainnya yang telah dilibatkan untuk melaksanakan layanan perekrutan dan layanan lainnya sesuai dengan kebijakan Ruangguru. Pihak ketiga ini wajib menggunakan langkah yang sesuai untuk melindungi kerahasiaan dan keamanan Data Kandidat Anda.

Ruangguru juga dapat diwajibkan untuk mengungkapkan Data Kandidat tertentu kepada pihak ketiga sebagaimana diwajibkan oleh hukum atau peraturan (misalnya kepada otoritas pajak dan jaminan sosial) atau untuk menanggapi proses hukum atau permintaan yang sah dari otoritas publik, termasuk untuk memenuhi persyaratan keamanan nasional atau penegakan hukum.

Kami juga dapat membagikan Data Kandidat Anda kepada pihak ketiga jika (1) untuk mendeteksi, menyelidiki, dan membantu mencegah masalah penipuan, keamanan, atau teknis; (2) untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan Ruangguru dan pengguna, pelamar, kandidat, karyawan, dan pihak lainnya; dan (3) sebagai bagian dari transaksi perusahaan, seperti pengalihan atau akuisisi aset oleh atau melalui merger dengan perusahaan lain.

Keamanan dan Kerahasiaan

Ruangguru berkomitmen untuk menggunakan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai, yang dirancang untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan Data Kandidat Anda sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Memperbarui Data Kandidat

Jika Anda terdaftar di situs pekerjaan atau platform perekrutan kami, Anda dapat secara langsung mengakses dan meninjau Data Kandidat Anda, serta membuat pembaruan saat log masuk kapan saja. Anda juga dapat memperbarui atau menutup akun Anda dengan menghubungi talent.acquisition@ruangguru.com.

Hak Anda

1. Berdasarkan undang-undang privasi dan perlindungan data tertentu, sebagaimana berlaku,Anda berhak diberikan informasi yang jelas, transparan, dan mudah dipahami tentang bagaimana Kami menggunakan Data Kandidat Anda dan hak-hak Anda. Karenanya, Kami memberikan Anda informasi dalam Kebijakan Privasi ini. 
2. Anda dapat memohon untuk penghapusan dan atau pemusnahan Data Kandidat Anda atau menarik persetujuan Anda untuk setiap atau segala pengumpulan, penggunaan atau pengungkapan Data Kandidat Anda dengan memberikan kepada kami pemberitahuan yang wajar secara tertulis melalui detail kontak yang tercantum pada Kebijakan Privasi ini. Tergantung pada keadaan dan sifat permohonan yang Anda minta, Anda harus memahami dan mengakui bahwa setelah penarikan persetujuan atau permohonan penghapusan tersebut, Anda mungkin tidak lagi dapat ikut dalam proses lamaran pekerjaan dan perekrutan. Penarikan persetujuan Anda dapat mengakibatkan penghentian Akun Anda atau hubungan kontraktual Anda dengan kami, dengan semua hak dan kewajiban yang muncul sepenuhnya harus dipenuhi. Setelah menerima pemberitahuan untuk menarik persetujuan untuk pengumpulan, penggunaan atau pengungkapan Data Kandidat Anda, Kami akan menginformasikan Anda tentang konsekuensi yang mungkin terjadi dari penarikan tersebut sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda tetap ingin menarik persetujuan atau tidak.
3. Anda dapat meminta kepada Kami untuk mengakses dan/atau mengoreksi, melengkapi, memperbaiki atau membaharui Data Kandidat Anda yang berada dalam kepemilikan dan penguasaan kami, dengan menghubungi kami melalui detail kontak yang disediakan di bawah ini. Harap diperhatikan bahwa semua permohonan permintaan akan melalui proses penyaringan dan verifikasi yang cermat dan hanya akan diproses oleh kami apabila Anda telah menyerahkan bukti identitas yang memadai untuk melakukan akses, koreksi atau permintaan salinan terhadap Data Kandidat tersebut. Kami berhak menolak permohonan untuk mengakses, atau untuk memperbaiki, sebagian atau semua Data Kandidat Anda jika diizinkan atau diperlukan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang Berlaku.
4. Anda memiliki hak untuk memperoleh salinan Data Kandidat anda dari database kami. Ini hanya berlaku untuk Data Kandidat yang Anda berikan, dimana pemrosesan didasarkan pada kontrak atau persetujuan Anda. Untuk detail lebih lanjut, silahkan hubungi kami di detail di bawah ini. 
5. Anda dapat meminta untuk menerima atau mentransfer Data Kandidat Anda ke organisasi lain dalam bentuk yang sesuai dengan struktur dan/atau format yang lazim digunakan atau dapat dibaca oleh sistem elektronik, di mana Data Kandidat Anda diproses berdasarkan persetujuan Anda atau sebagai bagian dari kinerja kontrak, sepanjang sistem yang digunakan dapat saling berkomunikasi secara aman sesuai dengan prinsip Pelindungan Data Pribadi berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. 
6. Hak yang terkait dengan pengambilan keputusan otomatis. Kami tidak mengadopsi teknologi pengambilan keputusan otomatis yang memiliki dampak hukum atau signifikan lainnya terhadap Anda. Meskipun Kami saat ini tidak melaksanakan proses semacam ini, Anda tetap memiliki hak-hak berikut, seandainya situasi berubah di masa depan:
   • Intervensi Manusia: Anda berhak untuk meminta intervensi manusia pada setiap proses keputusan, memastikan bahwa keputusan tidak sepenuhnya otomatis.
   • Menyampaikan Pandangan: Anda memiliki hak untuk menyampaikan pandangan Anda dan untuk didengar dalam proses pengambilan keputusan. 
   • Penjelasan Keputusan: Anda berhak untuk meminta penjelasan mengenai logika di balik keputusan otomatis dan dampak yang mungkin timbul darinya. 
   • Mempertanyakan Keputusan: Anda berhak untuk mempertanyakan keputusan yang didasarkan pada pemrosesan otomatis dan meminta ulasan terhadap keputusan tersebut.
7. Serta dalam keadaan tertentu Anda berhak meminta pembatasan pemrosesan Data Kandidat Anda oleh kami atau mengajukan keberatan terhadap Pemrosesan Data Kandidat Anda.
8. Jika Anda merasa bahwa hak privasi Data Kandidat Anda dilanggar atau Anda mengalami kerugian akibat pengolahan Data Kandidat Anda yang melanggar hukum, Anda memiliki hak untuk mengajukan keluhan langsung kepada otoritas privasi data yang relevan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang Berlaku.

Jika Anda ingin melaksanakan hak-hak ini, hubungi talent.acquisition@ruangguru.com. yang menjadi tujuan pengiriman Data Kandidat. Kami akan menanggapi permintaan Anda sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Namun demikian, harap diperhatikan bahwa data pribadi tertentu dapat dikecualikan dari permintaan tertentu karena pembatasan berdasarkan undang-undang yang berlaku.

Dasar Pemrosesan

Kami mengumpulkan dan menggunakan Data Kandidat dengan dasar-dasar yang sah berikut ini:

• Apabila diperlukan untuk melakukan pekerjaan atau kontrak lain dengan Anda atau atas permintaan Anda sebelum menandatangani kontrak;
• Jika diperlukan untuk mematuhi hukum ketenagakerjaan kami atau kewajiban hukum lainnya seperti persyaratan akuntansi dan pajak;
• Apabila berlaku, dengan persetujuan Anda; dan/atau
• Sebagaimana diperlukan untuk melaksanakan proses lamaran pekerjaan dan perekrutan, melindungi keamanan sistem dan kandidat kami, mendeteksi atau mencegah penipuan, memungkinkan kandidat mematuhi kewajiban hukum, atau memenuhi kepentingan sah kami lainnya sebagaimana dijelaskan di atas, kecuali jika kepentingan kami dikesampingkan oleh hak privasi Anda.

Apabila kami mengandalkan persetujuan Anda untuk memproses Data Kandidat, Anda berhak untuk menarik persetujuan Anda kapan saja tanpa mempengaruhi keabsahan pemrosesan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya, dan jika kami mengandalkan kepentingan yang sah, Anda berhak untuk mengajukan keberatan atas pemrosesan tersebut melalui talent.acquisition@ruangguru.com.

Pembatasan Tanggung Jawab

Sepanjang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anda dengan ini setuju untuk melepaskan, membebaskan, memberikan ganti rugi, dan membela Kami, termasuk setiap pejabat, direktur, karyawan, agen, Afiliasi dari dan terhadap setiap dan segala permintaan, gugatan, klaim, kerugian, tanggung jawab, kewajiban, biaya, kerusakan, dan ongkos (termasuk tetapi tidak terbatas pada biaya hukum dan pengeluaran biaya ganti rugi) yang timbul secara langsung maupun tidak langsung dari:

1. segala risiko akibat Data Kandidat yang dicegat, disadap, dicuri, diakses, dicuri, diungkapkan, diubah, atau dihancurkan oleh pihak lainnya yang tidak berwenang karena kesalahan Anda; 
2. segala risiko akibat pemrosesan Data Kandidat yang tidak sesuai dengan Kebijakan Privasi ini dan/atau peraturan perundang-undangan yang berlaku namun bukan karena kesalahan Kami; 
3. seluruh risiko yang timbul dari kelalaian dan/atau kesalahan pribadi Anda dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan Data Kandidat Anda;
4. segala risiko yang timbul dari pemanfaatan media dan/atau aplikasi apapun yang digunakan Anda untuk mengungkapkan dan/atau menyimpan Data Kandidat Anda, seperti layanan penyimpanan.

Perubahan terhadap Kebijakan ini

Kami akan memperbarui Kebijakan ini dari waktu ke waktu. Kami akan memasang Kebijakan yang direvisi dengan tanggal revisi yang diperbarui di situs perusahaan Ruangguru dan menautkannya dari situs pekerjaan dan platform perekrutan kami. Apabila kami membuat perubahan penting apa pun, kami akan menyediakan pemberitahuan melalui situs ini atau dengan cara lain.

Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan, komentar, keluhan, atau permintaan terkait Kebijakan ini atau pemrosesan informasi Anda oleh kami, silakan hubungi: talent.acquisition@ruangguru.com