Cara Membuat Formal Letter Bahasa Inggris | Bahasa Inggris Kelas 11

Membuat formal letter atau surat formal dalam Bahasa Inggris ada caranya tersendiri, lho! Yuk, pelajari langkah-langkah dan tipsnya berikut ini!

—

Pernah nggak sih, waktu lagi nulis surat formal, terus tiba-tiba kebingungan sendiri mau nulis apa di suratnya?

“Hmm.. nulisnya gimana, ya?”

“Kalimatnya yang betul gimana, ya?”

“Kalau kayak gini kira-kira udah cukup formal belum, ya?”

Baca Juga: Macam-Macam Surat Resmi dalam Bahasa Inggris

Pikiran-pikiran semacam itu pasti pernah mengganggu benakmu, kan?

Menulis surat formal tentu saja berbeda ya, dengan membuat surat personal atau nonformal. Menulis surat formal cenderung lebih risky, karena surat formal memiliki struktur yang lebih strict dan harus kamu ikuti agar surat yang kamu buat tampak profesional. Selain itu, kosakata yang digunakan pun juga harus kosakata yang bersifat formal atau resmi.

Baca Juga: Contoh Personal Letter Bahasa Inggris dan Cara Membuatnya

Formal letter sendiri memiliki berbagai jenis, antara lain invitation letter, job application letter, rejection letter, sales letter, order letter, inquiry letter, dan collection letter. Dari contoh-contoh tersebut, ada yang pernah kamu tulis, belum? Atau ada yang lagi mau kamu tulis sekarang?

Nah, kalau kamu lagi nulis surat formal terus malah jadi bingung sendiri, sebaiknya kamu baca artikel ini dulu, deh! Kita belajar cara membuat formal letter yang baik dan benar. Langsung aja, perhatikan langkah-langkah berikut ini, ya!

1. Tuliskan nama dan alamat pengirim (Addresser)

Addresser adalah bagian pada formal letter yang berisi nama dan alamat pengirim surat. Pengirim surat formal bisa merupakan perorangan maupun atas nama instansi atau perusahaan. Pada contoh formal letter di atas, addresser-nya adalah perusahaan, sehingga dituliskan nama perusahaannya yaitu PT. Kibaraya Indonesia yang beralamat di Jalan Suharjo No. 190 Jakarta Selatan.

2. Cantumkan tanggal dibuatnya surat (Date)

Date merupakan bagian formal letter yang menunjukkan waktu dibuatnya surat. Kalau bagian ini pasti kamu sudah paham, deh! Pada contoh formal letter di atas, tanggal dibuatnya surat yaitu pada tanggal 5 November 2020.

3. Sertakan nama dan alamat penerima (Addressee)

Nah, kalau Addressee adalah bagian yang berisi nama dan alamat penerima surat. Namanya mirip nih, sama Addresser, cuma beda 1 huruf aja. Hati-hati tertukar, ya! Pada contoh formal letter di atas, addressee-nya adalah Dillan Ramadhani, General Manager dari PT. Karyakita Mandiri yang beralamat di Jalan Iskandarsyah Raya No. 64 Jakarta Selatan.

4. Jangan lupa Salutation and Name

Salutation and Name merupakan bagian yang berisi sapaan formal kepada penerima surat. Biasanya bagian ini menggunakan kata ‘Dear’ dengan diikuti nama penerima surat, seperti tampak pada contoh formal letter di atas. Selain itu, jika kamu tidak mengetahui nama atau identitas penerima surat, kamu bisa menggunakan kata ‘Dear, Sir’, ‘Dear, Madam’, atau ‘Dear, Sir or Madam’.

Jika penerima suratmu adalah wanita dan kamu yakin dia belum menikah, kamu bisa menggunakan kata ‘Dear, Ms.’ dengan diikuti nama, contohnya ‘Dear, Ms. Nelson’. Sedangkan jika kamu yakin dia sudah menikah, gunakan ‘Dear, Mrs.’, misalnya ‘Dear, Mrs. Nelson’. Kalau penerima suratmu adalah pria, cukup gunakan sapaan ‘Dear, Mr.’ saja ya, terlepas dari dia sudah menikah atau belum. Misalnya, ‘Dear, Mr. Adams’.

5. Jelaskan maksud dan tujuan penulisan surat pada bagian Body

Kita sudah sampai ke bagian inti dari formal letter nih, yaitu bagian Body. Seperti namanya, bagian Body merupakan bagian badan surat atau isi surat. Bagian ini berisi maksud atau tujuan dibuatnya formal letter tersebut.

Bagian ini juga berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pada contoh formal letter di atas, isinya adalah undangan kepada Dillan Ramadhani selaku General Manager dari PT. Karyakita Mandiri untuk datang ke acara anniversary perusahaan PT. Kibaraya Indonesia yang kelima.

Baca juga: Cara Menyampaikan Larangan (Expressing Prohibition)

Nah, di bagian Body ini, kamu bisa menggunakan kalimat pembuka sesuai dengan tipe suratnya. Ada beberapa template kalimat pembuka formal letter yang bisa kamu gunakan, antara lain:

a. Referring to previous letter

Jika kamu ingin merujuk kepada surat yang telah diterima sebelumnya, kamu bisa menggunakan contoh ungkapan berikut:

• As you stated in your letter, …
• Regarding …
• Concerning …
• With reference to your letter …

b. Request letter

Jika kamu membuat formal letter untuk menuliskan suatu permintaan, kamu bisa menggunakan ungkapan berikut:

• I would appreciate if you could …
• I would be most grateful if you would …

Penggunaan kedua ungkapan tersebut juga mengindikasikan tingkat kesopanan, lho!

c. Apology letter

Jika kamu ingin meminta maaf atas suatu kesalahan yang telah diperbuat, kamu bisa menulis surat dengan menggunakan ungkapan berikut:

• We apologize for any inconvenience caused …
• Please accept our sincere apologize …

d. Complaint letter

Jika kamu ingin memberikan aduan terhadap sesuatu, ungkapan yang bisa kamu gunakan antara lain:

• I am writing to complain about …
• I am writing to express my dissatisfaction with …
• I find it most unsatisfactory that …
• I’d like to complain about …

Jangan lupa jelaskan keluhanmu secara detail, ya!

6. Tambahkan bagian penutup (Closing)

Closing adalah bagian berisi kalimat penutup yang biasanya berisi ucapan terima kasih serta harapan. Untuk formal letter yang bertipe undangan atau invitation, biasanya diisi dengan harapan agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan dalam surat, seperti halnya pada contoh formal letter di atas. Sedangkan untuk formal letter yang berjenis job application, biasanya diisi dengan harapan agar penerima dapat menghubungi pengirim surat untuk berdiskusi lebih lanjut.

7. Jangan lupa sertakan Complimentary Close

Selanjutnya yaitu Complimentary Close. Complimentary Close merupakan salam penutup yang disampaikan pada bagian akhir surat. Kamu bisa menggunakan beberapa pilihan salam penutup, misalnya ‘Best regards’, ‘Yours sincerely’, dan lain sebagainya.

8. Terakhir, beri Signature

Last but not least, yaitu bagian Signature! Signature berisi tanda tangan beserta nama lengkap dan jabatan pengirim. Nah, kalau di bagian Addresser tadi kan yang ditulis adalah nama perusahaan dan alamat perusahaannya. Kalau di bagian Signature, yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang bersangkutan. Begitu, guys!

Selesai, deh! Mudah kan, membuat formal letter dalam Bahasa Inggris?

Nah, itu tadi langkah-langkah dan tips membuat formal letter dalam Bahasa Inggris. Setelah membaca artikel ini, semoga kamu bisa membuat surat formal dengan lebih lancar, ya! Supaya makin mantap, yuk belajar dengan ruangbelajar! Kamu bisa nonton video belajar dan latihan soal langsung dari HP-mu, lho! 

Referensi:

Widiati, U. (2018). Bahasa Inggris Kelas XII. Jakarta: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Artikel ini pertama kali dibuat oleh Embun Bening Diniari dan telah diperbarui oleh Kenya Swawikanti pada 17 November 2021.