Perbedaan Surat Pribadi & Surat Dinas: Pengertian, Ciri, Contoh | Bahasa Indonesia Kelas 7

Apa sih bedanya antara surat pribadi dengan surat dinas? Yuk, kita bahas dari segi pengertian, tujuan, ciri-ciri, bagian-bagian surat, hingga contohnya. Simak artikel Bahasa Indonesia kelas 7 ini sampai habis, ya!

—

Apakah kamu sudah pernah membuat surat? Entah itu surat izin tidak masuk sekolah, surat untuk guru, sahabat, atau… surat cinta untuk si dia? (fufufu…)

Menurut KBBI, surat adalah secarik kertas dan sebagainya yang digunakan sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis, atau yang tertulis. Simpelnya sih, surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis, dari pengirim ke penerima.

Secara umum, surat terbagi menjadi tiga macam, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Nah, di artikel ini, kita akan bahas perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas terlebih dahulu, ya. Yuk, kita pelajari bersama!

Pengertian Surat Pribadi

Sesuai namanya, surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk berkomuniasi secara pribadi. Surat pribadi ditulis oleh seseorang untuk orang lain atau suatu instansi, yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam surat pribadi bersifat tidak resmi, santai, dan komunikatif.

Meskipun bahasa dalam surat pribadi tidak lebih baku daripada surat dinas, namun dalam surat pribadi tetap ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu tata etika atau sopan santun. Khususnya jika kita menulis kepada orang lain yang lebih dewasa. Contoh surat pribadi yang dibuat dari seseorang untuk orang lain, yakni surat bertukar kabar kepada kerabat. Sementara itu, contoh surat pribadi yang dikirim ke suatu instansi, yakni surat izin tidak masuk sekolah karena suatu hal.

Tujuan Surat Pribadi

Tujuan surat pribadi seringkali digunakan untuk mengungkapkan perasaan, pikiran, dan emosi kepada orang-orang terdekat, seperti keluarga, sahabat, atau pasangan. Selain itu, surat pribadi juga dapat membantu mempererat hubungan antara pengirim dengan penerima, lewat cerita dan perasaan yang disampaikan.

Baca Juga: Pengertian Surat, Jenis, Ciri & Contohnya

Ciri-Ciri Surat Pribadi

Berikut ciri-ciri surat pribadi yang bisa kamu perhatikan:

• Bahasa yang digunakan bersifat subjektif, pribadi, menggunakan kata-kata sapaan, tidak begitu formal (resmi), namun tetap sopan.
• Surat pribadi akan menggunakan kata ganti orang pertama dan orang ketiga.
• Tidak ada peraturan yang mengikat untuk menulis surat pribadi, seperti kop surat dan berbagai elemen lainnya.
• Bebas menggunakan jenis kertas maupun sampul surat.

Unsur-Unsur Surat Pribadi

Nah, meskipun tidak ada aturan yang mengikat dalam penulisan surat pribadi, masih ada unsur-unsur atau bagian-bagian surat pribadi yang perlu kamu pahami, nih. Tujuannya, supaya kamu bisa menyampaikan informasi sejelas-jelasnya kepada penerima. Berikut unsur-unsur surat pribadi yang bisa kamu perhatikan:

1. Tempat dan tanggal surat

Saat menulis surat, tentu saja kamu harus mencantumkan tempat dan tanggal surat itu dibuat. Kamu bisa meletakkannya di bagian kiri atas halaman kertas.

2. Alamat penerima

Selanjutnya, kamu juga perlu mencantumkan detail alamat penerima surat, untuk memudahkan dalam pengiriman surat.

3. Salam pembuka

Ketiga, surat pribadi biasanya mencantumkan kata sapaan kepada orang yang dikirimi surat. Contoh kata sapaan dalam surat pribadi dibuat lebih santai, seperti hai, halo, teruntuk, dear, ucapan salam, dsb.

4. Paragraf pembuka

Lalu, paragraf pembuka surat pribadi biasanya berisi pengenalan/pembukaan mengenai topik yang sedang dibahas.

5. Isi surat

Isi surat pribadi berisi inti dari topik yang sedang dibahas.

6. Salam penutup

Setelah itu, kamu bisa menulis beberapa kalimat untuk penutup surat. Bisa berupa ucapan terima kasih, harapan, doa, maupun ucapan salam.

7. Nama pengirim

Di sebelah kanan bawah surat, kamu bisa cantumkan nama kamu, disertai tanda tangan (opsional).

Surat pribadi di atas merupakan surat yang ditujukan dari seorang anak kepada orang tuanya. Seperti yang kita lihat pada contoh tersebut, bahasa yang digunakan dalam surat pribadi biasanya menggunakan bahasa percakapan sehari-hari.

Baca Juga: Bagaimana Cara Menulis Surat?

Contoh Surat Pribadi

Tangerang Selatan, 6 Maret 2024

Salam sayang untuk Mama.

Mama, Edo merindukan Mama. Sudah seminggu Edo di Bandung untuk mengikuti jambore UKS. Di sini, Edo tinggal di asrama bersama teman-teman dari seluruh Indonesia. Edo senang belajar dan berteman dengan mereka. Bapak dan ibu instruktur juga sangat ramah dan baik. Edo mendapatkan banyak ilmu dari mereka.

Meskipun Edo bahagia di sini, Edo tetap merindukan Mama. Edo rindu masakan Mama. Apalagi ada kabar pelatihan UKS diperpanjang hingga tiga hari, tetapi Mama tidak perlu khawatir. Edo akan baik-baik saja di sini.

Terima kasih sudah mengizinkan Edo mengikuti pelatihan ini. Edo akan segera pulang.

Anak tersayang Mama,

Edo

Oke, gais. Sekarang kamu sudah tahu ya mengenai pengertian, tujuan, ciri-ciri, bagian surat, hingga contoh surat pribadi. Kita lanjut membahas tentang surat dinas, yuk!

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau lembaga kepada perseorangan atau ke instansi lain, yang berisi hal-hal kedinasan. Surat dinas biasa juga disebut dengan surat resmi. Surat dinas hanya dapat ditulis oleh sebuah instansi. Dengan kata lain, surat dinas tidak boleh ditulis oleh perorangan. Maka, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.  

Dalam menulis surat dinas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu penggunaan bahasanya. Namun, bahasa yang digunakan pada surat dinas ini lebih formal dibanding surat pribadi. Selain itu, gaya bahasa surat dinas juga lebih singkat dan jelas. Contoh surat dinas, di antaranya surat undangan, surat jual beli, surat perjanjian, nota dinas, dan lain-lain.

Tujuan Surat Dinas

1. Salah satu tujuan utama dari surat dinas adalah untuk menyampaikan pesan secara resmi antara suatu instansi kepada perorangan atau instansi lain. Surat dinas akan memastikan bahwa komunikasi yang dibuat memiliki keabsahan dan kredibilitas yang diperlukan.
2. Surat dinas sering digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah kepada staf atau pegawai. Instruksi tersebut bisa berupa tugas, penugasan, atau kebijakan baru yang harus diikuti.
3. Surat dinas juga digunakan untuk melaporkan berbagai kegiatan atau perkembangan yang terjadi dalam sebuah instansi kepada pihak yang berwenang atau yang membutuhkan informasi tersebut.
4. Surat dinas dapat digunakan untuk mengajukan permohonan kepada pihak lain, bisa berupa permintaan, dukungan, atau tindakan tertentu.
5. Surat dinas dapat digunakan untuk mengajukan usulan atau saran kepada pihak yang berwenang dalam sebuah instansi. Usulan tersebut bisa berupa ide, proyek, atau kebijakan baru yang ingin diterapkan.
6. Tujuan lain dari surat dinas juga dapat digunakan untuk memberi peringatan atau sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan atau kebijakan instansi.
7. Tidak hanya itu, surat dinas juga dapat digunakan untuk memberi penghargaan atau apresiasi kepada pegawai yang telah berprestasi dalam menjalankan tugasnya.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Berikut ciri-ciri surat dinas atau surat resmi yang bisa kamu perhatikan:

• Terdapat kop surat atau kepala surat. Kop surat ini berisi nama dan alamat sebuah instansi.
• Terdapat nomor surat dan lampiran.
• Menggunakan bahasa yang resmi/formal, tidak terlalu panjang dan bertele-tele, jelas, dan langsung pada intinya.
• Terdapat stampel instansi pada surat.

Unsur-Unsur Surat Dinas

Berikut unsur-unsur surat dinas yang bisa kamu perhatikan:

1. Kop surat/Kepala surat

Kop atau kepala surat dinas terletak di bagian paling atas surat. Kepala surat akan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau faksimile.

2. Tempat dan tanggal surat

Kemudian, surat dinas juga memuat tempat dan tanggal surat dibuat. Contohnya, Jakarta, 6 Maret 2024.

3. Nomor surat

Nomor surat berhubungan dengan nomor surat instansi yang berkaitan. Biasanya, dalam nomor surat terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat.

Contoh format nomor surat: nomor surat/kode surat/angka bulan/angka tahun

Contoh nomor surat: 03/KHS-1/V/2023

4. Lampiran

Lampiran adalah komponen dalam surat yang berfungsi untuk mencantumkan dokumen lain yang disertakan. Misalnya, lampiran berkas atau foto. Contoh penulisan lampiran:

Lampiran: 2 lembar

Lampiran: tiga berkas

5. Hal/perihal

Perihal surat adalah pernyataan tentang masalah yang ingin disampaikan dalam surat dinas. Contohnya:

Hal: Undangan rapat

6. Alamat penerima

Selanjutnya, surat dinas juga akan mencantumkan alamat dari penerima surat. Contoh penulisannya:

Yth. Ibu Hani Ammariah
Jalan Puskesmas No.87
Tangerang Selatan

7. Salam Pembuka

Tidak hanya pada surat pribadi, surat dinas juga terdapat salam pembuka. Namun, sapaannya dibuat lebih formal. Contohnya:

Dengan hormat,

Assalamualaikum Wr. Wb,

8. Isi surat

Kemudian, isi surat dinas terbagi menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.

9. Salam penutup

Setelah itu, kamu bisa menulis beberapa kalimat untuk penutup surat. Bisa berupa ucapan terima kasih, harapan, doa, maupun ucapan salam.

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Di akhir surat, kamu perlu mencantumkan identitas pengirim surat, seperti jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap instansi, nama lengkap pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).

Contoh Surat Dinas

Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas

Nah, dari penjelasan di atas, bisa ditarik kesimpulan nih kalau perbedaan surat pribadi dan surat dinas, bisa dilihat dari beberapa poin, sebagai berikut:

1. Tujuan penulisan

• Surat pribadi: Ditujukan kepada individu atau instansi tertentu dengan maksud untuk berkomunikasi secara pribadi. Isi surat pribadi bisa berupa pesan, ucapan, atau cerita pribadi antara dua individu atau lebih.
• Surat dinas: Bertujuan untuk komunikasi resmi dalam konteks pekerjaan atau urusan institusi. Surat dinas bisa digunakan untuk memberikan informasi, instruksi, atau pemberitahuan kepada rekan kerja, atasan, atau institusi terkait.

2. Format penyusunan

• Surat pribadi: Tidak ada format baku yang harus diikuti, dan kontennya bisa disesuaikan dengan keinginan penulis.
• Surat dinas: Mengikuti format baku yang telah ditetapkan, seperti penggunaan kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, salam pembuka, tubuh surat, dan salam penutup. Format ini harus diikuti untuk menjaga profesionalitas dan keseragaman dalam komunikasi pada surat resmi.

3. Bahasa dan gaya penulisan

• Surat pribadi: Surat pribadi akan menggunakan bahasa yang lebih santai dan personal, tergantung pada hubungan antara pengirim dan penerima.
• Surat dinas: Surat dinas menggunakan bahasa yang formal, to the point, dan jelas. Gaya penulisan harus sopan dan mengikuti norma-norma keprofesionalan dalam komunikasi resmi.

4. Penandatanganan dan legalitas

• Surat pribadi: Surat pribadi tidak memerlukan tanda tangan resmi, kecuali jika diinginkan oleh pengirim, atau diperlukan dalam konteks tertentu karena surat ini tidak memiliki kekuatan hukum.
• Surat dinas: Biasanya, surat dinas ditandatangani oleh pejabat atau individu yang berwenang, dan kadang-kadang memerlukan cap instansi. Surat dinas memiliki kekuatan hukum dalam konteks kegiatan resmi atau administratif.

Baca Juga: Kumpulan Contoh Surat Dinas & Cara Penulisannya yang Benar, Simak!

Nah, itulah perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas. Sekarang, apakah kamu sudah dapat membedakan antara kedua jenis surat tersebut? Apakah kamu juga sudah paham? Jika masih ada poin-poin yang belum jelas, kamu bisa belajar dengan menonton video beranimasi di ruangbelajar. Selain video, ada pula latihan soal dan rangkumannya yang dapat membuat belajar jadi mudah.

Referensi:

Harsiati, Titik dkk. 2017. Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang, Kemendikbud.

Artikel ini pertama kali ditulis oleh Shabrina Alfari, kemudian diperbarui oleh Hani Ammariah pada 6 Maret 2024.