Pengertian Invitation Letter, Struktur, dan Contohnya | Bahasa Inggris Kelas 8

Yuk, belajar invitation letter atau surat undangan dalam bahasa Inggris, mulai dari pengertian, struktur atau format, hingga contohnya di artikel Bahasa Inggris kelas 8 berikut!

—

Invitation letter merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara. Invitation artinya undangan, sehingga invitation letter berarti surat undangan.

Dalam konteks bahasa Inggris, invitation letter sering digunakan dalam dunia bisnis, akademik, maupun acara pribadi seperti pesta ulang tahun, pernikahan, dan lain sebagainya.

Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai invitation letter, jenis-jenisnya, struktur, serta kaidah kebahasaan yang digunakan. Tak lupa, disertakan juga contoh invitation letter untuk memperdalam pemahamanmu terkait invitation letter. 

Nah, langsung aja yuk, kita masuk ke pembahasan!

Pengertian Invitation Letter

Invitation letter adalah surat yang ditulis dengan tujuan mengundang seseorang untuk menghadiri sebuah acara atau kegiatan tertentu. Surat ini dapat bersifat formal atau informal tergantung pada acara dan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Invitation letter sering juga disebut dengan istilah invitation card atau letter of invitation.

Pada umumnya, invitation letter dalam bahasa Inggris harus mencakup informasi penting seperti tujuan undangan, tanggal, waktu, dan tempat acara, serta detail penting lainnya yang harus diperhatikan oleh penerima.

Pada lingkup formal, invitation letter sering digunakan untuk mengundang mitra bisnis atau karyawan untuk menghadiri pertemuan, seminar, atau konferensi. Sementara dalam lingkup informal atau kehidupan sehari-hari, invitation letter bisa digunakan untuk acara-acara seperti pernikahan, pesta ulang tahun, atau reuni.

Baca Juga: Kinds of Greeting Cards | Bahasa Inggris Kelas 8

Jenis-Jenis Invitation Letter

Terdapat beberapa jenis invitation letter yang dapat diklasifikasikan berdasarkan konteks acara dan hubungan antara pengirim dan penerima surat. Berikut adalah jenis-jenis invitation letter yang umum ditemukan:

1. Formal Invitation Letter

Surat undangan formal biasanya digunakan untuk acara yang bersifat resmi seperti seminar, konferensi, atau acara perusahaan. Surat ini ditulis de ngan bahasa yang sopan, padat, dan formal.

Selain itu, surat formal biasanya memiliki format dan struktur yang lebih strict dan terorganisir, sehingga harus diikuti tanpa ada bagian yang kurang. Surat ini juga harus mencakup detail spesifik seperti topik acara, pembicara (jika ada), serta informasi registrasi jika diperlukan.

Baca Juga: Cara Membuat Formal Letter dalam Bahasa Inggris

Contoh Formal Letter (Sumber: Pinterest.com)

2. Informal Invitation Letter

Berbeda dengan surat undcangan formal, surat undangan informal lebih santai dan digunakan untuk acara pribadi seperti pesta ulang tahun, reuni teman, atau pernikahan.

Meski lebih santai dan tidak memiliki format tertentu yang saklek, invitation letter tetap harus mencantumkan informasi dasar yang dibutuhkan penerima, seperti waktu, tempat, dan tujuan acara.

Contoh Informal Letter (Sumber: Pinterest.com)

Struktur Invitation Letter

Sama seperti jenis surat lainnya, invitation letter memiliki struktur yang harus diperhatikan agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan jelas oleh penerima. Berikut adalah struktur invitation letter atau invitation letter format secara umum:

1. Heading (Kepala Surat)

Di bagian ini, pengirim surat dapat mencantumkan alamat pengirim dan tanggal penulisan surat. Untuk surat formal, biasanya heading ini diatur dengan format tertentu.

2. Salutation (Salam Pembuka)

Bagian ini dimulai dengan sapaan formal atau informal, tergantung pada siapa yang diundang. Untuk surat formal, sapaan yang umum digunakan adalah “Dear Mr./Ms.” diikuti dengan nama penerima. Sementara itu, pada surat informal bisa menggunakan sapaan seperti “Hi” atau “Hello.”

3. Opening (Pembukaan)

Paragraf pembukaan berisi pengenalan singkat mengenai acara yang akan diadakan. Pada bagian ini, pengirim menyebutkan alasan penulisan surat dan tujuan undangan.

4. Body (Isi Surat)

Bagian isi surat adalah inti dari invitation letter. Di sini pengirim harus mencantumkan informasi lengkap tentang acara yang akan diadakan, seperti tanggal, waktu, tempat, dan dress code (jika ada). Pengirim juga dapat menambahkan informasi penting lainnya seperti agenda acara atau syarat kehadiran.

5. Closing (Penutup)

Pada bagian penutup, pengirim biasanya mengekspresikan harapan bahwa penerima surat dapat hadir pada acara tersebut. Kalimat penutup yang sopan dan hangat sering digunakan, seperti “We hope to see you there” atau “Looking forward to your presence.“

6. Signature (Tanda Tangan)

Terakhir, surat diakhiri dengan tanda tangan pengirim dan nama lengkapnya. Untuk surat formal, biasanya ditambahkan juga jabatan atau posisi pengirim jika relevan.

Baca Juga: Announcement Text: Jenis, Struktur, dan Contoh

Kaidah Kebahasaan Invitation Letter

Dalam penulisan invitation letter, baik formal maupun informal, ada beberapa kaidah kebahasaan yang harus diperhatikan agar surat tersebut efektif dan jelas. Berikut adalah beberapa kaidah kebahasaan dalam invitation letter:

1. Bahasa Sopan

Untuk surat formal, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan slang atau bahasa sehari-hari yang terlalu santai. Sebaliknya, dalam surat informal, penggunaan bahasa yang lebih kasual diperbolehkan, tetapi harus tetap menjaga kesopanan.

2. Kalimat Singkat dan Jelas

Invitation letter harus ditulis dengan kalimat yang singkat dan jelas agar penerima surat dapat memahami informasi yang disampaikan tanpa kebingungan. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele.

3. Penggunaan Tenses yang Tepat

Pastikan menggunakan tenses yang sesuai dengan konteks. Misalnya, gunakan present tense saat menjelaskan topik acara dan future tense saat menyebutkan waktu atau tanggal acara.

4. Ungkapan Kesopanan

Ungkapan-ungkapan sopan seperti “please,” “we would like to invite you,” atau “kindly” sering digunakan dalam surat undangan untuk menunjukkan rasa hormat dan keramahtamahan kepada penerima surat.

Contoh Invitation Letter

Berikut adalah invitation letter example atau contoh invitation letter, baik dalam lingkup formal dan informal, yang dapat dijadikan referensi:

Contoh Formal Invitation Letter

Perhatikan contoh formal invitation letter tentang seminar bisnis tahunan perusahaan berikut ini!

August 1, 2024

XYZ Corporation  

1234 Business Park Ave  

City, State, Zip Code  

Dear Mr. John Smith, 

We are pleased to invite you to the Annual Business Seminar hosted by XYZ Corporation. The seminar will take place on Friday, August 20, 2024, at the Grand Hotel Conference Room from 9:00 AM to 4:00 PM.  

The theme of this year’s seminar is “Innovating for the Future,” and we are excited to have industry leaders share their insights on the latest trends and technologies in business.  

Please RSVP by August 10, 2024, by contacting our event coordinator at events@xyzcorporation.com. We hope you can join us for this special event.  

Sincerely,  

[Signature]  

Michael Johnson  

Event Coordinator, XYZ Corporation

Catatan: RSVP merupakan singkatan kalimat dari bahasa Perancis, yaitu “respondez s’il vous plait” yang memiliki arti tolong balas (please reply). RSVP ini biasa digunakan sebagai media bagi para undangan untuk membalas surat undangan tersebut dan memberikan konfirmasi kedatangan apakah bisa hadir atau tidak pada acara tersebut.

Baca Juga: Contoh Formal Letter (Surat Resmi) dalam Bahasa Inggris

Contoh Informal Invitation Letter

1. Contoh Birthday Party Invitation Letter

Berikut adalah contoh birthday party invitation letter yang dikirimkan kepada sahabat dekat.

Hi Sarah,  

I hope you’re doing well! I wanted to invite you to my birthday party next Saturday, August 14th. We’re having a small gathering at my place starting at 7 PM, and it would be great if you could join us.  

There will be plenty of food, drinks, and music, so feel free to bring a friend if you’d like! Just let me know if you can make it.  

Looking forward to seeing you!  

Your lovely best friend,
Emily   

2. Contoh Dinner Invitation Letter

15 Ambarawa Street, Jakarta
October 22, 2024

Hey Anna!

Hope you’re doing great! I’m having a small dinner at my place next Saturday and would love for you to join. It’s been too long since we last caught up, so let’s hang out over some good food!

When: Saturday, October 28, 2024, at 7 PM
Where: My place – 15 Ambarawa Street, Jakarta

I’ll be cooking a few of our favorite dishes (no pressure, but bring dessert if you’re up for it 😉). Let me know if you can make it so I can plan everything.

Can’t wait to see you!

Cheers,
Rima

Baca Juga: Kumpulan Contoh Greeting Cards (Kartu Ucapan) Bahasa Inggris

—

Demikian pembahasan lengkap mengenai invitation letter, mulai dari pengertian, jenis, struktur, hingga contohnya. Dengan memahami cara penulisan invitation letter yang baik dan benar, tentunya kamu tidak akan kebingungan lagi saat harus membuat surat undangan baik dalam lingkup formal maupun informal.

Semoga artikel ini dapat membantu! Jangan lupa juga untuk belajar materi bahasa Inggris lainnya hanya di ruangbelajar!

Referensi:

https://www.pijarbelajar.id/blog/invitation-letter (Diakses pada 30 September 2024)

https://lister.co.id/blog/invitation-letter-adalah-struktur-jenis-dan-contohnya/ (Diakses pada 30 September 2024)

Sumber Gambar:

Gambar ‘Birthday Card’ Tautan: https://id.pinterest.com/pin/301952350020508950/ (Diakses pada 22 Oktober 2024)

Gambar ‘Formal Letter’ Tautan: https://id.pinterest.com/pin/554435404109781954/ (Diakses pada 22 Oktober 2024)